Pensar para planificar por Alfredo Portillo

El proceso de eso que se conoce como planificar está presente en la vida diaria de las personas y, por extensión, de las organizaciones, cualquiera sea su naturaleza: comercial, educativa, religiosa, deportiva, etc.  Planificar implica definir un conjunto de acciones a realizar para lograr un objetivo, para modificar una realidad.

Una realidad presente será diferente en el futuro. La configuración que adquiera ésta dependerá en buena medida de si fue intervenida por la planificación, o no. Por eso se dice que planificar es intentar someter a nuestra voluntad el curso encadenado de los acontecimientos.

El hilo conductor del proceso de planificar, de la planificación, es el pensar, que no es más sino la concepción en la mente de las ideas y de los conceptos.  Esas ideas y conceptos se traducen luego en acciones, es decir, en hacer. Así que, al planificar se va del pensar al hacer.

Cuando se dice que planificar es equivalente a intentar atrapar un pez en el agua en condiciones de mala visibilidad, significa que debe haber máxima concentración, porque hay una dificultad que debe ser superada. Para ello se debe centrar la atención en aquello que se quiere hacer, o lo que es lo mismo, pensar con más detenimiento las acciones a realizar.

También se dice que planificar es procurar reducir el nivel de incertidumbre, es decir, pensar con antelación aquello que se va hacer, para avanzar con más seguridad. De lo contrario se iría a ciegas. Esto es equivalente a manejar un automóvil sin luces de noche.

Una frase que es común escuchar es ésta: “Planifico pero nunca termino a tiempo”. Esto quiere decir que, a pesar de que se planifica, no necesariamente el resultado final es el esperado, en términos de la labor concluida, sencillamente  porque no se cumplieron los tiempos.

El proceso de planificación se inicia cuando existe una situación o problema al que hay que buscar una solución. El problema surge porque está a la vista o es muy evidente, o porque se detecta como resultado de un diagnóstico. Se piensa entonces en buscar la solución más adecuada, entre varias alternativas. Se evalúan las opciones y se selecciona una. Es decir, la mente humana decide cuál de ellas es la seleccionada.

Una vez que se ha seleccionado la solución, se piensa entonces en sus componentes, es decir, en el conjunto de acciones de diferente grado que se van a ejecutar. Aquí es muy importante afinar el pensamiento para poder definir bien cada una de las acciones, con el mayor detalle posible. Mientras más se desagreguen las acciones a realizar, hay más posibilidades de que se ejecuten de acuerdo a lo que se espera en términos de resultados.

Desagregar las acciones significa subdividirlas,   tantas veces como sea posible, de tal manera que  una   acción no se ejecuta de manera general, como un todo, sino que se ejecuta por partes, a nivel de detalle. Eso garantiza mejor ejecución.

Después que ya se tiene bien definida la estrategia y el plan de acción a ejecutar, se procede a asignar responsabilidades a determinadas personas, quienes deben tener la formación y la experiencia adecuadas. Aquí es muy importante pensar bien quiénes van a ser los ejecutantes de las acciones planificadas. Para ello se debe contar con toda la información de los recursos humanos encargados de la ejecución, en términos de formación, experiencia y rasgos psicológicos.

Una vez que se da inicio a la ejecución del plan, o de un proyecto de manera específica, entra en acción propiamente la tarea de dirigir. Aquí es por demás importante tener la mente puesta en el  plan-documento, a fin de poder hacer  seguimiento y  monitoreo. Se requiere máxima concentración. Estar pendiente de los detalles. Supervisar permanentemente o,  en otras palabras, mirar desde arriba, como si fuese una panorámica tomada actualmente desde un drone. En resumen, pensar-planificar-ejecutar de manera circular, ejecutar-planificar-pensar.

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